Tipps für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit

Von Gerhard Grünewald, ECHO-Redaktionsleiter für den Odenwaldkreis

  • Der Pressewart, besser gesagt Medienwart, ist für das äußere Erscheinungsbild des Vereins der wichtigste Mann: Die Vergabe dieser Position nach dem Motto „Hauptsache wir haben jemanden“ ist nicht sachgerecht.

  • Medien-Kontakte sind für den Pressewart die wichtigste Arbeitsgrundlage: Zum Amtsantritt oder zur Optimierung seiner Amtsführung sollte er sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Medien in seinem Arbeitsgebiet zur Verfügung stehen (Tageszeitungen, Wochen- und Anzeigenblätter, Stadtanzeiger, aber auch Internetpräsenzen und Rundfunksender) und welche er im Sinne der Außendarstellung nutzen will und kann. Sinnvoll ist es, als Konsequenz daraus eine Liste der Adressaten von Vereinsmeldungen zusammenzustellen und diese Adressaten mit Vereinsnachrichten zu versorgen. Üblicherweise erfolgen die Kontakte heute über E-Mail, Telefonate sind nur in Ausnahmefällen zielführend.

    Der ECHO-Kontakt lautet:

    E-Mail: odenwald@darmstaedter-echo.de

    Telefon: 06062-94350

  • Medienkontakte müssen genutzt werden: Zu Präsenz in den Medien kann ein Verein nur dann kommen, wenn die Entwicklungen und Ereignisse, die er hervorbringt, von seinem Öffentlichkeitsarbeiter zuverlässig an Presse, Rundfunk und Webforen übermittelt werden. Da die meisten Publikationen weit mehr Nachrichten erhalten, als sie verbreiten können, darf er sich dabei auch nicht beirren lassen, wenn in dem einen oder anderen Fall einmal die Resonanz ausbleibt.

 

  • Die Pflicht der Öffentlichkeitsarbeit ist die Ankündigung: Redaktionen riechen nicht, wenn eine Veranstaltung ansteht – und sie sehen nicht alle Plakate. Nur direkt bei ihnen eingehende und Hinweise auf geplante Ereignisse sichern deren Beachtung: mit Prüfung und ggf. Veröffentlichung einer Ankündigung sowie Prüfung und ggf. Veranlassung einer Berichterstattung von der betreffenden Veranstaltung. 

     

    Weil die Medien zu einem bestimmten Termin hin oft eine Vielzahl von Ankündigungen zu berücksichtigen haben, empfiehlt sich eine zeitige, aber nicht verfrühte Ankündigung. Für das ECHO liegt diese auch im Sinne von Lesern und Veranstaltern 8 bis 10 Tage vor dem Veranstaltungsdatum.

  • Die Kür der Öffentlichkeitsarbeit ist die Nachberichterstattung: Bei Hunderten von Unternehmen, Institutionen und Vereinen im jeweiligen Einzugsgebiet und Dutzenden von Veranstaltungen jedes Wochenende können Medien prinzipiell nur einen Bruchteil der Ereignisse mit Berichterstattern besetzen. Berücksichtigen sie dabei eine Veranstaltung oder Versammlung nicht, muss das noch nicht bedeuten, dass deren Inhalte für sie nicht zur Veröffentlichung in Frage kommen. Deshalb kann es sich durchaus lohnen, in solchen Fällen selbst einen Beitrag zu verfassen und einzureichen. 

     

    Kein Medium kann den Abdruck aller eingehenden Berichte garantieren, weil die Menge der verfügbaren Nachrichten in der Regel über jener der sinnvoll veröffentlichbaren liegt. Eine Veröffentlichung sagt das ECHO daher grundsätzlich nicht zu, wohl aber deren wohlwollender Einzelfall-Prüfung.

     

  • Der Erfolg von Pflicht und Kür hängt auch davon ab, dass die Beiträge den Bedürfnissen der Redaktionen entsprechen: Medien leben davon, Informationen zu vermitteln und womöglich unterhaltsam zu sein. „Vereinsamtliches“ wie Regularien, Dankesadressen und Protokolldetails eignen sich hier nicht. Gute Öffentlichkeitsarbeit zeichnet sich vielmehr durch die Präsenz der erforderlichen Grundinformation aus. 

     

    Medien wollen und müssen aus Presse-Mitteilungen folgendes erfahren: Wer (Gruppe, Verein…) was (Fest, Hauptversammlung) wann (nur bei Ankündigungen: Datum, Uhrzeit) wo (Ort, Lokal, Platz) macht oder, dazu eventuell wie und warum (Gelegenheit zur näheren Erläuterung).

     

    Als überflüssig und störend empfunden werden alle Elemente, die Medienbeiträge von ihrer Natur her nicht kennen: Begrüßungs- und Gedenk-Rituale, Rückblicke auf längst Geschehenes, erwartungsgemäß verlaufene Regularien (Kassenprüfung, Wahl der Prüfer). 

     

  • Illustrationsvorschläge können sich lohnen: Auch wenn die Redaktion bei weitem nicht zu jedem Bericht ein Foto stellen kann, greift sie gegebenenfalls gern auf zum Bericht eingereichte Bilder zurück.

     

    Technisch sollen Fotos digital aufgenommen und der Info-E-Mail als jpg-Datei angehängt sein. Inhaltlich sollten sie eher weniger als zu viele Personen (Erkennbarkeit) und diese möglichst aktiv zeigen.